Bases de connaissances et wikis : SharePoint, Confluence, OpenProject, BookStack, XWiki, Docmost…

Aucun prix n'est donné ici : les offres changent souvent. Informations vérifiées le 20 octobre 2026.

1. Les différents usages

Le mot « base de connaissances » recouvre plusieurs besoins. Les identifier évite de choisir un outil inadapté.

2. Ce qui rend une base de connaissances utile

Avant de comparer les produits, voici les critères qui comptent vraiment au quotidien.

3. Les solutions propriétaires

Microsoft SharePoint

SharePoint est la brique documentaire de Microsoft 365 : sites d'équipe et de communication, bibliothèques de documents, pages, listes. Si l'entreprise utilise déjà Microsoft 365, il est déjà disponible, intégré à Teams (chaque équipe Teams a son site SharePoint) et à OneDrive.

• Points forts : intégration Office (coédition Word/Excel), droits basés sur les comptes Entra ID, recherche Microsoft Search, gouvernance (étiquettes de confidentialité, rétention), Copilot selon les licences.
• Limites : excellent pour stocker des documents, moins naturel pour écrire un wiki : les pages SharePoint sont plutôt pensées pour la communication interne. Les droits deviennent vite complexes si on ne les cadre pas dès le départ.
• Sur site : SharePoint Server Subscription Edition reste disponible et supporté au moins jusqu'au 31 décembre 2035. SharePoint Server 2016 et 2019 ne sont plus supportés depuis le 14 juillet 2026 : une ferme encore dans ces versions doit migrer.

Atlassian Confluence

Confluence est la référence historique du wiki d'entreprise, très utilisée par les équipes techniques, surtout couplée à Jira pour le suivi des tâches.

• Points forts : éditeur riche, espaces par équipe, modèles nombreux, macros, intégration Jira, catalogue d'extensions (Marketplace).
• Limites : l'offre devient exclusivement en ligne (Cloud). Atlassian a mis fin à l'offre Server en février 2024, puis a annoncé la fin de Data Center, sa version à installer soi-même :

Notion

Notion mélange pages, bases de données et tâches dans une interface très souple. C'est un excellent outil pour une petite équipe ou un usage personnel, mais il est uniquement en ligne, hébergé aux États-Unis, et sa souplesse peut produire un espace désordonné sans règles de rangement. Pour les données sensibles, lisez le comparatif du cloud sur la question de la souveraineté.

4. OpenProject : la documentation au service du projet

OpenProject n'est pas d'abord un wiki : c'est un logiciel libre (licence GPLv3) de gestion de projet (tâches, diagrammes de Gantt, tableaux agiles, réunions, suivi du temps). Il intègre un wiki par projet et un module Documents.

• Depuis la version 17.0 (janvier 2026), les Documents permettent l'édition collaborative en temps réel (curseurs des autres participants, sauvegarde automatique, liens vers les tâches). Cette fonction demande un serveur de synchronisation (Hocuspocus), inclus dans l'offre Cloud et l'installation par conteneurs, mais pas par défaut dans l'installation par paquets DEB/RPM.
• Intégrations avec Nextcloud et avec SharePoint/OneDrive pour lier des fichiers aux tâches.
• Deux éditions : Community (libre, complète pour la plupart des besoins) et Enterprise (fonctions supplémentaires, support). Disponible en Cloud ou à installer soi-même.

À choisir si la documentation est liée à des projets (comptes rendus, décisions, livrables). Pour une base de connaissances générale de l'équipe IT, un vrai wiki reste plus confortable, et les deux peuvent cohabiter.

5. Les alternatives libres à héberger soi-même

6. Quoi choisir ?

7. Exemple : BookStack avec Docker Compose

BookStack est un bon point de départ pour une équipe ou un homelab. Cet exemple utilise l'image maintenue par LinuxServer.io et MariaDB. Si Docker Compose ne vous est pas familier, commencez par la fiche Docker Compose.

Étape 1. Créez le dossier du service :

mkdir -p /opt/bookstack && cd /opt/bookstack

Étape 2. Générez la clé de chiffrement des sessions :

docker run -it --rm --entrypoint /bin/bash \
  lscr.io/linuxserver/bookstack:latest appkey

La commande affiche une ligne commençant par base64:. Copiez-la entière.

Étape 3. Créez le fichier .env, qui contient les secrets, et protégez-le :

cat > .env <<'EOF'
APP_KEY=base64:collez-ici-la-cle-generee
DB_PASSWORD=un-mot-de-passe-long-et-unique
DB_ROOT_PASSWORD=un-autre-mot-de-passe-long
EOF
chmod 600 .env

Étape 4. Créez le fichier compose.yaml :

services:
  bookstack:
    image: lscr.io/linuxserver/bookstack:latest
    container_name: bookstack
    environment:
      - PUID=1000
      - PGID=1000
      - TZ=Europe/Paris
      - APP_URL=https://wiki.exemple.lan
      - APP_KEY=${APP_KEY}
      - DB_HOST=bookstack-db
      - DB_PORT=3306
      - DB_USERNAME=bookstack
      - DB_PASSWORD=${DB_PASSWORD}
      - DB_DATABASE=bookstack
    volumes:
      - ./config:/config
    ports:
      - 6875:80
    depends_on:
      - bookstack-db
    restart: unless-stopped

  bookstack-db:
    image: mariadb:11.8
    container_name: bookstack-db
    environment:
      - MARIADB_ROOT_PASSWORD=${DB_ROOT_PASSWORD}
      - MARIADB_DATABASE=bookstack
      - MARIADB_USER=bookstack
      - MARIADB_PASSWORD=${DB_PASSWORD}
    volumes:
      - ./db:/var/lib/mysql
    restart: unless-stopped

Étape 5. Démarrez et vérifiez :

docker compose up -d
docker compose logs -f bookstack

Étape 6. Ouvrez http://adresse-du-serveur:6875. Connectez-vous avec le compte par défaut admin@admin.com et le mot de passe password, puis changez immédiatement l'adresse et le mot de passe de ce compte dans Mon compte.

Sauvegarde : il faut sauvegarder la base et les fichiers (images, pièces jointes dans ./config). Exemple de sauvegarde de la base :

docker exec bookstack-db sh -c 'mariadb-dump -u root -p"$MARIADB_ROOT_PASSWORD" bookstack' \
  > /opt/sauvegardes/bookstack-$(date +%F).sql

Intégrez ensuite le dossier /opt/bookstack et les exports dans votre sauvegarde habituelle (voir la règle 3-2-1 et Restic) et testez une restauration.

8. Faire vivre la documentation

L'outil compte moins que les habitudes. Une base de connaissances meurt quand plus personne ne lui fait confiance.

1. Définissez une arborescence simple dès le départ, par exemple : Infrastructure, Réseau, Postes de travail, Applications, Procédures d'urgence, Accueil et organisation.
2. Utilisez des modèles pour les types de pages récurrents (procédure, fiche serveur, compte rendu d'incident).
3. Nommez un propriétaire par page ou par rubrique, chargé de la tenir à jour.
4. Affichez une date de dernière vérification et planifiez une revue (tous les six mois pour les procédures critiques).
5. Écrivez au moment où vous faites : une intervention terminée = la procédure mise à jour. Le ticket d'incident peut renvoyer vers la page.
6. Ne stockez jamais de mot de passe dans le wiki : renvoyez vers le gestionnaire de mots de passe de l'équipe (voir les gestionnaires de mots de passe).
7. Prévoyez l'accès en cas de panne : la procédure de redémarrage du serveur qui héberge le wiki ne doit pas se trouver uniquement… sur ce wiki. Gardez un export PDF des procédures d'urgence hors ligne.
8. Archivez plutôt que supprimer les pages obsolètes, avec une mention claire « Obsolète, remplacée par… ».

Modèle de page de procédure, à adapter dans n'importe quel outil :

# [Nom de la procédure]

Propriétaire : spo · Dernière vérification : 2026-10-20 · Niveau : N1 / N2

## Objectif
Ce que permet la procédure, en une phrase.

## Quand l'utiliser
Symptômes ou situation de départ.

## Prérequis
- Accès nécessaires (compte, VPN, droits)
- Outils

## Étapes
1. ...
2. ...

## Vérification
Comment savoir que c'est réussi.

## Retour arrière
Que faire si ça se passe mal.

## Liens
Tickets, schémas, documentation de l'éditeur.

9. La liste de contrôle